دانش

پياده سازي تلفن ويپ در ظاهر ممکن است کار نسبتا آساني باشد و هر شرکتي مدعي استقرار و پياده سازي VOIP با بهترين کيفيت و پايداري بالا باشد. اما آيا واقعا اين ادعا پايه اساس دارد؟ آيا مي‌توان به هر شرکتي براي راه اندازي ويپ اعتماد کرد؟ چگونه يک شرکت خدمات و پشتيباني VOIPرا انتخاب کنيم؟ مراحل پياده‌سازي و استقرار چيست و از کجا بايد شروع کرد؟ اين‌ها سوالاتي هستند که حتما براي هر مدير يا مسئول يک کسب ‌و ‌کار پيش از اجرايي کردن ايده‌هايي که براي بهينه‌سازي ارتباطات تلفني خود دارند پيش مي‌آيد. ما در اين مطلب قصد داريم به شما بگوييم که مراحل پياده‌سازي و استقرار مرکز تلفن ويپ چيست و چگونه مي‌توانيد بهترين شرکت خدمات ويپ را انتخاب کرده و پروژه خود را به آن‌ها بسپاريد.

ويپ چيست و چرا بايد از پياده سازي تلفن VOIP اسفاده کنيم ؟

بهتر است پيش از اينکه بخواهيم وارد مبحث اصلي موضوع مقاله شويم کمي در مورد تکنولوژي ويپ بگوييم. به صورت کلي ويپ به معناي انتقال صدا بر روي بستر شبکه است. تلفن ويپ هيچگونه وابستگي به جغرافيا و منطقه خاصي ندارد. به طور مثال اگر يک شرکت داراي چندين شعبه فعال در کشور يا خارج از کشور باشد، ارتباطات تلفني به راحتي بر روي بستر اينترنت و تنها با گرفتن يک داخلي صورت مي‌گيرد.

يک مرکز تلفن ويپ مي‌تواند فروش شما را افزايش دهد، کيفيت پاسخگويي مرکز تماس ويپ را بهبود بخشد، ارائه خدمات را با نياز و سليقه مشتريان همسو سازد، گزارشات عملکرد از افراد پاسخگوي شرکت بدهد، مشتريان را در صف تماس با يک موسيقي در انتظار نگه دارد، افراد تماس‌گيرنده را از طريق تلفن‌گويا به بخش‌هاي مختلف وصل کند و قابليت‌هاي بسيار فراوان ديگري که تنها در سيستم‌هاي تلفني ويپ در دسترس است را در اختيار شما قرار دهد.

مراحل راه اندازي تلفن ويپ براي مديران شرکت‌ها و سازمان‌ها

پياده سازي تلفن VOIP اکثر اوقات به صورت برون‌سپاري يا توسط کارشناس فناوري اطلاعات يک شرکت يا سازمان انجام مي‌شود و شايد اين سوال برايتان پيش بيايد که چرا مديران بايد در اين مورد اطلاعات کسب کنند؟ مديران مجموعه‌ها معمولا از استقرار و پياده‌سازي چنين سيستم‌هايي اطلاعاتي ندارند و نمي‌توانند به صورت کامل در جريان مراحل فعاليت کارشناسان شرکت قرار بگيرند. بنابراين اين عدم آگاهي باعث مي‌شود که نتوانند تحليل مناسبي از روند پروژه داشته باشند. در ادامه به مهم‌ترين نکات پياده سازي ويپ اشاره خواهيم کرد.

مذاکره اوليه بر اساس شرح نياز و دريافت پيشنهادات براي پياده سازي ويپ

مذاکره، اولين و مهم‌ترين بخش از مراحل پياده سازي ويپ محسوب مي‌شود. در اين مرحله است که تصميم نهايي براي چگونگي اجراي پروژه، انتخاب شرکت خدمات ويپ و ايده‌پردازي‌هاي اوليه براي افزايش بهره‌وري سيستم تلفن تحت‌شبکه صورت مي‌گيرد. پيش از اينکه با شرکت خدمات ويپ قرار مذاکره بگذاريد بايد براي ثبت شرح نياز خود اتاق فکري از اعضاي شرکت تشکيل دهيد تا بتوانيد با همفکري ساير همکاران، نيازها و توقعات خود را از مرکزتلفن ويپ بر روي کاغذ بياوريد و در زمان جلسه و مذاکره با شرکت خدمات و پشتيباني ويپ به عنوان نيازهاي اوليه با آن‌ها در ميان بگذاريد.

شرکت سرويس‌دهنده براي پياده سازي ويپ در روز مذاکره براي تکميل شرح نياز مي‌تواند پيشنهاداتي در راستاي پيشرفت و ارتقاي سيستم تلفن ويپ به شما داده که در صورت تاييد شما عموما در مراحل بعد آن را در قالب پروپوزال نيز ارائه مي‌دهد.

بررسي ميداني و فني کارشناسان براي پياده سازي تلفن VOIP

پس از آنکه نيازهاي اوليه مشخص شد و شرکت خدمات ويپ انتخابي مورد تاييد بود، در صورت نياز کارشناسان فني شرکت براي بررسي محل پروژه اقدام مي‌کنند. در اين مرحله بستر شبکه داخلي، اينترنت، محل قرارگيري سرور و تجهيزات و به صورت کلي تمام موارد سخت‌افزاري مورد بررسي قرار گرفته مي‌شود تا در روز اجراي پروژه بستر مناسب براي استقرار و پياده سازي ويپ مهيا باشد.

دريافت طرح پيشنهاد (پروپوزال) از طرف شرکت خدمات ويپ

شرکت خدمات ويپ و پشتيباني پس از مذاکره و بررسي محل پروژه در صورت وم مي‌تواند يک طرح پيشنهادي که مجموعه‌اي از ايده‌هاي مشاور ويپ، مذاکرات و نيازهاي اوليه و نتيجه بررسي عملياتي محل پروژه است را ارائه دهد. اين پروپوزال مي‌تواند در قالب يک فايل به همراه دياگرام اجرايي يا به صورت کاغذي جهت اطلاع از روند دقيق پياده سازي VOIP به شما ارائه شود.

عقد توافقنامه يا قرارداد بر اساس مذاکرات انجام شده جهت شروع مراحل پياده سازي تلفن VOIP

پس از دريافت طرح پيشنهادي شرکت خدمات و پشتيباني VOIP، در صورت تاييد پروپوزال براي شروع پروژه و ثبت دقيق روند شروع تا پايان پروژه و وظايف شما به عنوان کارفرما و شرکت خدمات ويپ مي‌توانيد يک قرارداد – توافقنامه مابين خود تنظيم کنيد تا تمام مذاکرات و وظايف به صورت مکتوب ثبت گردد. تفاوت قرارداد با طرح پيشنهادي اين است که در پروپوزال فقط ايده‌ها و پيشنهادات شرکت خدمات و پشتيباني ويپ درج شده است اما در قرارداد اطلاعات فني وجود ندارد و تمام موارد به صورت کلي و براي هر دو طرح تنظيم مي‌شود.

اجراي پروژه و راه اندازي تلفن VOIP در زمان مقرر

يکي از مهم‌ترين مواردي که در پياده سازي ويپ حائز اهميت است و در يکي از بندهاي قرارداد نيز آورده مي‌شود، زمان آغاز و پايان پروژه است. اين موضوع باعث مي‌شود برنامه‌ريزي دقيق و منظمي براي پياده‌سازي و بهره‌برداري از سيستم تلفن خود داشته باشد و بتوانيد به يک برنامه دقيق پروژه خود را پيش ببريد.

آموزش‌هاي کاربردي در زمان تحويل سيستم تلفني VOIP

مرکزتلفن ويپ يک سيستم تلفن تخصصي و کارآمد است که از ماژول و بخش‌هاي مختلفي ساخته شده است. بديهي است استفاده از آن نيازمند آموزش است. در زمان تحويل پروژه کارشناس استقرار سيستم تلفن تحت‌شبکه موظف است تا آموزش‌هاي کاربردي را به مسوول مربوطه بدهد. آموزش کاربردي ويپ جهت راهبرد سيستم تلفن شامل مواردي مثل ساخت داخلي، تهيه گزارش تماس، دسترسي به فايل مکالمات ضبط شده، صندوق صوتي، تغييرات ساده در تلفن‌گويا و … است.

عقد قرارداد پشتيباني پس از پايان مراحل پياده سازي تلفن VOIP

روند استفاده از اين سيستم تلفن هوشمند صرفا به پياده سازي ويپ منهي نمي‌شود. اين سيستم تلفن يک تکنولوژي ارتباطي نوين است که مزاياي زيادي را براي يک کسب‌و‌کار مي‌تواند داشته باشد و در مقابل نيازمند مراقبت نيز خواهد بود. پس از آنکه سيستم تلفن شما نصب و راه‌اندازي شد براي پشتيباني و مراقبت از سيستم مي‌توانيد با همان شرکت ارائه دهنده خدمات ويپ قرارداد پشتيباني ماهانه، فصلي يا ساليانه تنظيم کنيد. حضور يک شرکت خدمات و پشتيباني ويپ براي مراقبت از سيستم تلفن باعث مي‌شود کمترين خطا را در ارتباطات تلفني خود داشته باشيد. پشتيباني ويپ مي‌تواند به صورت کارشناس مستقر در محل، حضوري – مقطعي و از راه دور به وسيله تلفن و نرم‌افزارهاي ريموت باشد. بنابرين پشتيباني ويپ يکي از مهم‌ترين موارد در پياده سازي سيستم تلفني ويپ خواهد بود.

اميدواريم از غافله ارتباطات نوين سيستم‌هاي تلفني VOIP عقب نمانيد!

تکنولوژي‌هاي ارتباطي مثل يک غافله در حال گذر هستند و اگر به موقع سوار آن نشويد بدون شک عقب مي‌مانيد و اگر دير اقدام کنيد ممکن است زماني که بايد براي پيشرفت کسب‌و‌کارتان صرف کنيد، براي رسيد به غافله بگذاريد! حضور ارتباطات تلفني در دنياي امروز بسيار ملموس است به طوري که براي بسياري از شرکت‌ها و سازمان‌ سيستم تلفن قلب تپنده آن‌ها محسوب مي‌شود و اگر اين قلب دچار اختلال باشد ممکن است خسارات جبران ناپذيري را به سازمان يا کسب‌و‎‌کار وارد کند.

در اين مقاله آموزشي تلاش کرديم با توجه به تجربيات و سابقه‌اي که در پياده سازي سيستم تلفني ويپ داشته‌ايم مراحل پياده سازي VOIP را براي آگاهي مديران شرکت و سازمان‌ها با زباني ساده شرح دهيم تا بتوانيد به بهترين شکل پروژه خود را مديريت کرده و از روند اجرا اطلاعات کافي داشته باشيد.